Fluxo de Aprovações

Fase de aprovação - Introdução

Muitas vezes você precisa obter um reconhecimento escrito ou autorização formal de outros membros de sua organização para avançar um determinado documento ou atividade no seu ciclo de vida.

Com o uso da fase de aprovações nos casos, é possível automatizar as requisições de aprovação e combinar a tomada de decisão humana para fluxos de trabalho. Alguns casos populares em que as aprovações podem ser usadas incluem:

Aprovar a contratação de um novo fornecedor
Aprovar pedidos de férias
Aprovar relatórios de despesa
Aprovar documentos que precisam de aprovação

Ao enviar uma aprovação em um fluxo, os aprovadores são notificados e podem revisar e agir de acordo com a solicitação.

Ações de aprovação

Ações (Actions) são os eventos que você deseja que o fluxo execute após o gatilho iniciar um fluxo. Você pode construir um fluxo de aprovação com as ações já mapeadas nos nossos Legal Service Models. Temos quatro Templates básicos:

Configuração das aprovações

Diferentes etapas de aprovação agrupadas. Dependendo do que a sua organização tenha parametrizado no playbook do caso, é possível concatenar mais de uma etapa para a fase de aprovação, a serem executadas sequencialmente. Por exemplo:

Múltiplos momentos de aprovação. Também é possível adicionar mais de uma fase de aprovação (com uma ou múltiplas etapas) a um mesmo ciclo de vida. Por exemplo se a sua organização desejar que um documento seja aprovado antes de uma negociação, mas que depois dessa fase esse documento seja novamente enviado para aprovação antes de avançar para a fase de assinatura:

Aprovações ad hoc. Por fim, é possível que os próprios usuários adicionem fluxos de aprovação especiais no caso concreto de um determinado ciclo de vida. Essa capacidade é, no entanto, reservada apenas (a) aos usuários que tenham expressamente essa faculdade em seu perfil de acesso e, cumulativamente, (b) aos templates de documento que contenham configuração para disponibilizar tal opção.

OBS: Os fluxos de aprovação ad hoc criados por usuários não podem suspender o processo para pedir informações, ou seja: só é possível “Aprovar/Rejeitar – todos devem responder” ou Aprovar/Rejeitar – primeiro a responder”, pelo risco que isso pode representar para quebra de SLA e perda de prazos.

Pontos de atenção

Com grandes poderes vêm grandes responsabilidades! Quando configurar seus fluxos de ações de aprovação, fique atento aos seguintes pontos:

Excesso de aprovações. Um número elevado de aprovações pode criar uma burocracia excessiva em suas operações, lotando a agenda de tarefas dos colaboradores e atrasando a entrega de outros trabalhos e prioridades da organização. Considere bem em quais situações realmente é necessária uma ou mais fases de aprovações, quantas pessoas precisam estar envolvidas e quantas etapas serão necessárias.

Suspensões. A suspensão da aprovação ou rejeição para aguardar um pedido de informações pode ser importante mecanismo de fluxo e conformidade na sua organização, mas pode haver um risco dessas suspensões causarem uma quebra de SLA ou perda de prazo, especialmente em fluxos com prazos muito apertados. Considere se essa faculdade é o melhor caminho para o caso.

Atribua aprovações a qualquer usuário

A aprovação é uma fase interna do seu fluxo de ciclo de vida. Por isso, você pode atribuir aprovações aos usuários (incluindo usuários convidados) na sua conta Looplex, mas não pode atribuir tarefas disso para pessoas externas não cadastradas como usuários do sistema.

Depois de atribuir uma tarefa de aprovação a um usuário, esse usuário poderá responder diretamente de um e-mail.

Além disso, o usuário poderá verificar todas suas tarefas de aprovação diretamente na sua agenda no sistema pelo Looplex Cases, mas nesse caso ele precisa dispor de uma licença de uso do Looplex Cases atribuída a ele. Para aprovar por e-mail n]ao é necessária uma licença adicional do Cases, qualquer usuário pode fazê-lo como sua licença geral de criação de conteúdo, mas para acompanhar o ciclo de vida de projetos e serviços jurídicos é necessária essa licença do Looplex Cases.