Playbooks Jurídicos

Os playbooks jurídicos organizam o conhecimento da equipe em critérios aplicáveis ao trabalho: posições preferenciais, limites de negociação, requisitos de análise, responsabilidades e condições de aprovação.

Na Looplex, esses critérios podem orientar a atuação dos profissionais, as recomendações da Inteligência, os encaminhamentos do Intake e os trabalhos realizados com o Assistente.

O que um playbook define

Um playbook descreve como a organização pretende tratar determinadas situações e quais critérios devem orientar essa atuação. Pode abranger um cliente, uma carteira, uma área jurídica, uma operação ou um tipo de demanda.

Seu conteúdo reúne tanto políticas jurídicas quanto regras operacionais. Uma orientação sobre quando aceitar uma cláusula pode estar associada à necessidade de revisão especializada; uma tese para determinada situação pode exigir documentos específicos e aprovação antes de seu uso.

Dimensão	Exemplos de conteúdo
Atendimento e escopo	Condições para receber uma demanda, informações mínimas e atividades abrangidas pelo serviço.
Critérios jurídicos	Posições contratuais preferenciais, alternativas aceitáveis, teses, fundamentos e parâmetros de risco.
Roteamento e distribuição	Tipo de trabalho aplicável, critérios de atribuição e situações que exigem uma equipe especializada.
Revisão e aprovação	Responsáveis, alçadas, pontos de conferência e condições para avançar.
Prazos e atendimento	Critérios de prioridade, compromissos de serviço e responsabilidades pela conferência dos prazos pertinentes.
Exceções e acompanhamento	Tratamento de situações não previstas, informações a registrar e indicadores para revisar a operação.

O nível de detalhamento depende da finalidade do playbook. Os critérios devem ser claros o suficiente para orientar a equipe e permitir a configuração dos recursos que serão utilizados.

Políticas, lógica e fluxos de trabalho

A configuração de uma operação reúne três elementos relacionados:

• Dados e contexto: os fatos, documentos e registros necessários para compreender a demanda.
• Políticas e regras: os critérios que orientam a avaliação desses elementos e as condições aplicáveis a cada encaminhamento.
• Fluxo de trabalho: as etapas, condições, responsáveis e passagens entre atividades que realizam esse encaminhamento.

O playbook define os critérios. O fluxo organiza sua aplicação ao longo do trabalho. Por exemplo, a política pode exigir aprovação para uma cláusula que exceda determinada alçada; o fluxo estabelece quando identificar a condição, quem deve aprovar e o que acontece depois da resposta.

Um mesmo playbook pode orientar vários fluxos e especialidades. Da mesma forma, um trabalho pode utilizar orientações gerais da organização e critérios específicos do cliente, desde que a relação entre eles esteja definida.

Essa organização permite reutilizar conhecimento em diferentes etapas, desde a entrada da demanda até a análise, a produção de documentos, a revisão e o acompanhamento dos resultados.

O contexto do caso e os dados necessários

Um caso reúne o contexto de um assunto jurídico ao longo de seu ciclo de vida. Pode corresponder a um processo judicial, uma negociação contratual, uma operação societária ou outra demanda, com seus documentos, participantes, acontecimentos e trabalhos.

Ao estruturar um playbook, é necessário identificar quais informações tornam cada critério aplicável. Elas podem incluir:

• Identificação e situação: tipo de demanda, documentos envolvidos, etapa atual, registros externos e situação de assinatura ou protocolo.
• Partes e responsabilidades: cliente, contrapartes, participantes, representantes e responsáveis pelo trabalho.
• Objeto e obrigações: produto, serviço ou relação jurídica em discussão, direitos e deveres pertinentes.
• Valores e datas: montantes, obrigações contingentes, vigência, eventos e marcos relevantes para a análise.
• Contexto jurídico: foro, autoridade, regime aplicável e outras circunstâncias que influenciem o tratamento do assunto.

Nem todo trabalho exige todos esses dados. A seleção deve acompanhar a finalidade da atividade, incluindo a origem da informação e a necessidade de conferência.

Representar os conceitos de forma consistente permite que um mesmo dado seja utilizado em uma análise, em um modelo de documento, no encaminhamento de uma tarefa e nos indicadores da operação. O resultado de uma regra depende dos dados disponíveis: a mesma política pode produzir encaminhamentos diferentes conforme o caso.

Da política documentada à aplicação na plataforma

Um manual ou documento pode servir de referência para o trabalho. Para que suas orientações também governem encaminhamentos e ações automatizadas, é necessário traduzi-las em instruções, critérios e configurações compatíveis com os recursos utilizados.

A preparação pode seguir estas etapas:

1. Delimitar o escopo: definir os assuntos, as equipes e as situações a que o playbook se aplica.
2. Organizar os critérios: reunir posições jurídicas, materiais de apoio, responsabilidades, condições de aprovação e tratamento das exceções.
3. Relacionar critérios e dados: identificar quais informações são necessárias, de onde vêm e como serão conferidas.
4. Configurar e validar a aplicação: estabelecer instruções, regras e fluxos, verificando seu comportamento em situações representativas e nas exceções previstas.
5. Revisar ao longo do uso: avaliar resultados, atualizar orientações e conferir os efeitos das mudanças sobre os fluxos relacionados.

Disponibilizar um documento para consulta fornece uma referência. A execução automática das políticas descritas depende de configuração e validação próprias para cada atividade.

Exemplo: cálculos e revisão de risco

Um playbook de contencioso distingue os eventos que exigem atualização de valores daqueles que exigem nova apuração ou avaliação de risco:

Situação	Encaminhamento
Apresentar um valor já apurado em outra data-base.	Atualização pelo Calculator.
Preparar o ajuizamento, a defesa ou revisar parcelas após uma decisão.	Trabalho de cálculo no calcula.ai.
Receber prova, decisão ou informação que altera a exposição do caso.	Gestão Dinâmica de Risco e Contingência.
Identificar obrigação decorrente de processo trabalhista.	Preparação e encaminhamento de eSocial e FGTS Digital.

Os critérios definem quando usar cálculos self-service com revisão pelo advogado e quando solicitar conferência e assinatura de parceiro. Também identificam documentos necessários, datas-base, responsáveis, condições para atualizar os registros e autorizações para operar sistemas externos.

Uma mesma decisão pode gerar mais de um trabalho. O fluxo relaciona as entregas e preserva as versões de cálculo e de avaliação utilizadas.

Exemplo: revisão de uma proposta contratual

Um playbook pode estabelecer uma posição preferencial para determinada cláusula, alternativas aceitáveis e situações que exigem aprovação adicional.

Ao receber uma nova proposta, a Inteligência pode relacioná-la ao histórico da negociação e sugerir a revisão das condições. O Intake pode encaminhar o trabalho à equipe responsável, com a prioridade e a participação do Assistente previstas para aquele tipo de demanda.

Na execução, o Assistente utiliza os documentos e as orientações aplicáveis para preparar uma análise ou uma minuta. Se uma condição exigir avaliação adicional, o fluxo inclui a participação do responsável antes do avanço correspondente. O profissional acompanha e revisa o trabalho delegado no Workbench.

O playbook orienta os critérios em todas essas etapas. O percurso adotado depende da demanda e da configuração da organização.

Aplicação nos modos Copilot e Autopilot

Em modo Copilot, os playbooks ajudam a orientar as respostas, análises e sugestões durante a interação conduzida pelo usuário.

Em modo Autopilot, suas instruções e regras configuradas orientam os trabalhos delegados, os limites de atuação e os pontos de participação humana.

As preferências do usuário e a memória de colaboração, quando disponíveis no plano, personalizam o trabalho dentro das políticas e permissões da organização. A configuração deve explicitar como tratar orientações específicas e conflitos entre critérios.

O conhecimento jurídico é aplicado por meio dos documentos, do contexto e das instruções disponibilizadas. O pós-treinamento dos modelos próprios da Looplex é restrito à classificação com dados 100% anonimizados; os playbooks não são utilizados para incorporar o know-how jurídico aos pesos dos modelos para raciocínio jurídico.

Responsabilidade e atualização

A organização define quem mantém os playbooks, quem aprova alterações e como as orientações atualizadas serão disponibilizadas às equipes e aos recursos configurados.

Ao revisar uma política, é importante verificar os modelos, critérios de encaminhamento e fluxos que dependem dela. Registrar a versão, o escopo e a vigência das orientações ajuda a compreender qual referência foi utilizada em cada trabalho.

A avaliação das situações concretas e a aprovação das providências permanecem com os profissionais responsáveis, conforme as atribuições e alçadas estabelecidas.