Introdução a Metadados Gerenciados

Metadados são informações sobre informações. Por exemplo, o título e o autor de um Template são metadados. Os metadados podem ser muitos tipos de informações: um local, uma data ou um número de item de catálogo. Quando você usa os produtos e soluções de engenharia jurídica da Looplex, você pode gerenciar os metadados centralmente, fazer buscas e indexações em relatórios de maneira que faça sentido em sua organização e usar esses metadados para fazer com que seja mais fácil encontrar o que deseja.

Este artigo descreve uma terminologia importante dos metadados gerenciados e fornece uma visão rápida de como você pode usar as ferramentas da Looplex para gerenciá-los.

Terminologia

Esta seção contém definições de alguma terminologia importante. Esses termos e conceitos aparecem com frequência em artigos sobre metadados gerenciados.

Taxonomia e Hierarquia

Uma taxonomia é um sistema formal de classificação. Uma taxonomia agrupa as palavras, rótulos e termos que descrevem algo, e depois organiza os grupos em uma hierarquia.

Pessoas constroem taxonomias para quase qualquer tipo de informação, de sistemas biológicos a estruturas organizacionais. Por exemplo, biológicos agrupam organismos vivos em quatro classificações principais: animal, planta, fungo e micróbio. Cada um desses grupos principais tem muitas subdivisões. Juntos, todo o sistema é uma taxonomia.

Organizações criam taxonomias e suas respectivas hierarquias de muitas maneiras. Pode ser um plano de contas para gerenciar sistemas de contabilidade, organogramas e classificações de trabalho para gerenciar colaboradores, catálogos de produtos e assim por diante. Todas essas taxonomias são hierarquias estruturadas de informações; sistemas de classificação formais que ajudam as pessoas a lidar com informações.

Essas taxonomias podem ser consumidas na plataforma Looplex em camadas de padronização e especialização, que são as projeções, de taxonomias totalmente gerenciadas pela Looplex, passando por extensões do Legal Common Data Model e chegando na camada customizada e especialmente criada para uma determinada organização.

Folksonomia

Uma folksonomia (“folksonomy”) é um sistema de classificação informal. Ela evolui gradualmente à medida que os usuários da plataforma colaboram em textos, rótulos e termos. Originalmente, folksonomias se desenvolveram a partir de aplicativos populares, como redes sociais ou a wikipedia.

Se você já viu uma “nuvem de tags” em um site, você já viu uma folksonomia.

A Looplex usa uma abordagem baseada em folksonomia para metadados e classificação do conteúdo jurídico que é criado na plataforma. Ela cria uma maneira de compartilhar o conhecimento e a experiência dos usuários dentro da organização. Usando uma folksonomia, a classificação de conteúdo pode evoluir junto com a mudança das necessidades de negócios, interesses dos usuários e progressão da jurisprudência ou interpretação a respeito de um determinado tema.

Termos

Um termo é uma palavra ou frase específica que você associou a um item em um Template da Looplex. É um único item em um conjunto de termos. Um termo tem uma ID exclusiva e pode ter muitos rótulos de texto (sinônimos). Se você trabalha em um Template multilíngue, o termo pode ter rótulos em idiomas diferentes.

Os elementos jurídicos de uma taxonomia são termos, e os termos podem ser categorizados em conceitos, que contém uma definição para aquele elemento. Quando estamos falando de taxonomia padronizadas e gerenciadas pela Looplex, esses conceitos seguem a estrutura pensada no Modelo de Semântico de Referência Looplex.

Em taxonomias padronizadas, os termos auxiliam na identificação conceitual das entidades do Common Data Model, ou seja, é o nome e ID dos Legal Data Objects.

Há dois tipos de termos:

• Termos gerenciados. Termos gerenciados são termos predefinido. Os administradores do Repositório de Termos organizam termos gerenciados em um conjunto de termos hierárquicos.

• Palavras-chave corporativas. Uma palavra-chave corporativa é uma palavra ou frase que um usuário adiciona a itens em um Template de configuração do Playbook. A coleção de palavras-chave corporativas é conhecida como o conjunto de palavras-chave. Normalmente, os usuários podem adicionar qualquer palavra ou frase a um item como uma palavra-chave. Isso significa que você pode usar palavras-chave corporativas para marcação no estilo de folksonomia. Às vezes, os administradores do Repositório de Termos movem palavras-chave corporativas para um conjunto de termos gerenciados específico. Quando fazem parte de um conjunto de termos gerenciados, as palavras-chave ficam disponíveis no contexto desse conjunto de termos.

Conjunto de Termos

Um conjunto de termos é um grupo de termos relacionados.

Os conjuntos de termos podem ter escopo diferente, dependendo de onde você cria o conjunto de termos.

• Os conjuntos de termos locais são criados no contexto de um Template ou conjunto de Templates e estão disponíveis para uso (e visíveis) somente para usuários desse conjunto de Templates. Por exemplo, quando você cria um conjunto de termos para uma coluna de metadados em uma lista ou biblioteca, o conjunto de termos é local. Ele está disponível somente no conjunto de Templates que contém essa lista ou biblioteca. Por exemplo, uma biblioteca de contestações de consumidor podem ter um bloco de metadados com a lista de produtos e planos de assinatura de uma determinada organização. A lista de termos permitidos é relevante apenas para essa biblioteca e está disponível para uso nesta biblioteca.

• Conjuntos de termos globais estão disponíveis para uso em todos os Templates que assinam um aplicativo específico do serviço de dados e metadados gerenciados do Looplex Dataverse. Por exemplo, uma organização pode criar um Template de contestação que utiliza um subconjunto do conjunto de preliminares processuais padronizadas Looplex, ou um contrato de promessa de compra e venda de imóveis que utilize um subconjunto de todas as cláusulas de obrigações e transações imobiliárias disponíveis no Common Data Model.

Além disso, você pode configurar um conjunto de termos como fechado ou aberto. Em um conjunto de termos fechado, os usuários não podem adicionar novos termos, a menos que tenham permissões apropriadas. Em um conjunto de termos aberto, os usuários podem adicionar novos termos em uma coluna mapeada para o conjunto de termos (taxonomias híbridas).

Quando um conjunto de Termos é organizado de forma a ter um significado semântico independente de outros elementos externos, ele pode ser classificado como um Componente de Lógica Jurídica.

Ferramenta de gerenciamento do Repositório de Termos

O gerenciamento dos conjuntos de termos é feito em um Playbook disponível para gerenciamento da criação de taxonomias os termos dentro delas. A ferramenta de gerenciamento de bibliotecas de componentes e conjuntos de termos exibe todos os conjuntos de termos globais e todos os conjuntos de termos locais disponíveis para o conjunto de Templates disponíveis para sua organização.

Palavras-chave corporativas

A coluna Palavras-chave da empresa é uma coluna que você pode adicionar a tipos de conteúdo, listas ou bibliotecas para permitir que os usuários marquem itens com palavras ou frases que escolherem. Por padrão, é uma coluna de vários valores. Quando os usuários digitam uma palavra ou frase na coluna, a Looplex apresenta sugestões de digitação antecipada. As sugestões de tipo antecipado podem incluir itens de conjuntos de termos gerenciados e o conjunto de termos palavras-chave. Os usuários podem selecionar um valor existente ou inserir algo novo.

Marcação (Tags)

Em um sentido geral, a marcação refere-se ao ato de aplicar metadados gerenciados a um item.

Cenários de metadados: de taxonomias a folksonomias

O gerenciamento de metadados da Looplex dá suporte a uma variedade de abordagens de metadados, tanto de taxonomias formais quanto de folksonomias controladas pelo usuário. Você pode implementar taxonomias formais por meio de termos gerenciados e conjuntos de termos no ambiente de desenvolvimento de engenharia jurídica. Quando usando a funcionalidade de data extraction, você também pode usar palavras-chave corporativas que permitem que os usuários de um Template marquem conteúdo com palavras-chave escolhidas por eles.

As soluções de lógica jurídica da Looplex permitem que as organizações combinem as vantagens de taxonomias formais e gerenciadas com os benefícios dinâmicos da marcação controlada pelo usuário de maneiras personalizadas.

O diagrama a seguir mostra como requisitos diferentes podem usar diferentes níveis de escopo e controle.

Benefícios dos metadados gerenciados

Há várias vantagens em usar metadados gerenciados em todos os Templates em uma organização:

Uso consistente de metadados

Os recursos de metadados gerenciados permite controlar como os usuários adicionam dados e conteúdo aos Documentos gerados. Por exemplo, usando conjuntos de termos e termos gerenciados, você pode controlar quais termos os usuários podem adicionar ao conteúdo e controlar quem pode adicionar novos termos. Você também pode limitar palavras-chave corporativas a uma lista específica configurando o conjunto de termos palavras-chave como fechado.

Quando os mesmos termos são usados consistentemente entre Templates, é mais fácil criar processos robustos ou soluções que dependem de metadados. Além disso, é mais fácil para os usuários do Template aplicar metadados consistentemente na criação de conteúdo jurídico.

Capacidade de busca de conteúdo aprimorada

Quando o conteúdo entre Templates em uma organização tem metadados consistentes, é mais fácil encontrar informações jurídicas e dados operacionais usando a pesquisa. Recursos de pesquisa, como o painel de refinamento, que é exibido no lado esquerdo da página de resultados da pesquisa, permitem que os usuários filtrem os resultados da pesquisa com base nos metadados.

Navegação de metadados para Casos

A navegação de metadados para Caso permite que um administrador crie elementos de navegação dos projetos (Casos) com base em termos de metadados.

Maior flexibilidade

Os metadados gerenciados facilitam para os administradores das bibliotecas de conteúdo e repositórios de termos manter e adaptar seus metadados à medida que as necessidades de negócios evoluem. Você pode atualizar um conjunto de termos facilmente. Por exemplo, você pode especificar vários sinônimos (ou rótulos) para termos individuais. Se o site for multilíngue, você também poderá especificar rótulos multilíngues para termos individuais.

Gerenciando metadados

Gerenciar metadados efetivamente requer um planejamento e um pensamento cuidadosos. Pense no tipo de informação que você deseja gerenciar o conteúdo de listas e bibliotecas e pense na maneira como as informações são usadas na organização. Você pode criar conjuntos de termos de termos de metadados para muitas informações diferentes.

Por exemplo, você pode ter um único tipo de conteúdo para um documento. Cada documento pode ter metadados que identificam muitos dos fatos relevantes sobre ele, como estes exemplos:

• Finalidade do documento – É uma proposta de honorários? Uma especificação de engenharia jurídica? Um procedimento de recursos humanos?

• Autor do documento e nomes de pessoas que o alteraram

• Data de criação, data de aprovação, data da modificação mais recente

• Departamento responsável por quaisquer implicações orçamentárias do documento

• Espectadores

Planejando e configurando metadados gerenciados

Sua organização pode desejar fazer um planejamento cuidadoso antes de começar a usar metadados gerenciados. A quantia de planejamento que você deve fazer depende de quão formal é sua taxonomia. Depende também de quanto controle você quer impor sobre os metadados.

Se você quiser permitir que os usuários ajudem a desenvolver sua taxonomia, basta que os usuários adicionem palavras-chave aos itens e organizem-nas em conjuntos de termos, conforme necessário.

Se sua organização quiser usar conjuntos de termos gerenciados para implementar taxonomias formais, é importante envolver os principais stakeholders no planejamento e desenvolvimento. Depois que os principais stakeholders da organização concordarem com os conjuntos de termos necessários, você poderá usar a ferramenta de gerenciamento de Playbooks para importar ou criar seus conjuntos de termos.