Looplex Finance
O Looplex Finance é o serviço de gestão financeira da plataforma Looplex, desenvolvido para apoiar as operações financeiras de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Ele reúne as funcionalidades tradicionais de um módulo financeiro de ERP com os controles financeiros específicos exigidos pela atividade jurídica, em que o objeto central do negócio não é apenas o cliente ou a fatura, mas também o caso.
Em uma operação jurídica, a gestão financeira não se limita à emissão de notas fiscais, ao pagamento de fornecedores e ao fechamento do período. O ciclo de vida financeiro está conectado à própria entrega dos serviços jurídicos: termos de contratação, modelos de honorários, trabalho faturável, custos reembolsáveis, despesas judiciais, adiantamentos, recursos de clientes, rentabilidade por caso, cobrança e desempenho de sócios.
O Looplex Finance é estruturado para gerenciar esse ciclo completo de forma integrada.
O serviço tem como objetivo ajudar escritórios e organizações jurídicas a compreender não apenas o que foi faturado e pago, mas também como o trabalho jurídico gera receita, consome recursos, afeta o fluxo de caixa e contribui para a rentabilidade.
Um serviço financeiro desenhado para operações jurídicas
A maioria dos sistemas financeiros de ERP é construída em torno de processos corporativos gerais: contas a pagar, contas a receber, tesouraria, contabilidade, tributos, orçamento e relatórios. Essas capacidades são essenciais, e o Looplex Finance as inclui como parte de sua estrutura central de gestão financeira.
No entanto, escritórios de advocacia e departamentos jurídicos exigem uma camada adicional de especialização. O trabalho jurídico normalmente é organizado por casos, clientes, áreas de prática, sócios responsáveis, sócios de faturamento, profissionais executores, modelos de honorários e custos relacionados ao processo judicial. Por isso, um sistema financeiro jurídico precisa conectar transações financeiras ordinárias ao contexto jurídico e operacional que as produziu.
O Looplex Finance trata o assunto jurídico, ou “caso”, como uma unidade de gestão financeira. Um caso pode representar uma ação judicial, uma consulta, uma transação, uma negociação contratual, um projeto de compliance, uma carteira de processos ou qualquer outro trabalho jurídico. Em torno de cada caso, o sistema pode organizar termos de faturamento, apontamentos de horas, despesas, custas judiciais, adiantamentos, fundos de clientes, faturas, cobranças, orçamentos, rentabilidade e análises gerenciais.
Isso permite que equipes financeiras, sócios, gestores e executivos visualizem o desempenho financeiro a partir da perspectiva mais relevante para um negócio jurídico: cliente, caso, carteira, área de prática, sócio, escritório, unidade de negócio e linha de serviço.
Contabilidade Geral
O Looplex Finance inclui funcionalidades essenciais de contabilidade gerencial para manter um sistema financeiro confiável de registro. Isso inclui plano de contas, lançamentos, períodos de apuração, lançamentos recorrentes, lançamentos de reversão, apropriações, diferimentos e ajustes de fechamento.
O fluxo de movimentações centraliza os lançamentos gerados a partir de eventos operacionais e financeiros, como faturas de fornecedores, faturas de clientes, pagamentos, recebimentos, integrações de folha de pagamento, obrigações tributárias, ativos imobilizados, transações bancárias, operações entre empresas do grupo e eventos de reconhecimento de receita.
O plano de contas pode ser estruturado com dimensões contábeis como entidade jurídica, filial, centro de custo, departamento, unidade de negócio, caso, projeto, cliente ou área de prática.
Essa estrutura apoia tanto a contabilidade societária quanto os relatórios gerenciais. Ela permite que a organização mantenha livros formais e, ao mesmo tempo, produza visões orientadas ao negócio, como DRE gerencial, rentabilidade por sócio, rentabilidade por caso e relatórios de variação orçamentária.
O Looplex Finance também apoia a gestão do fechamento financeiro, incluindo checklists de fechamento, calendários de fechamento, conciliações, bloqueio de períodos e certificação do fechamento. Esses controles ajudam a reduzir o trabalho manual, prevenir ajustes tardios sem autorização e melhorar a confiabilidade das demonstrações financeiras mensais e anuais.
Contas a Pagar e Desembolsos
O serviço gerencia todo o ciclo de contas a pagar, desde o registro da fatura do fornecedor até a execução do pagamento e a conciliação. As funcionalidades de contas a pagar incluem processamento de faturas de fornecedores, validação de faturas, fluxos de aprovação, controle de vencimentos, agendamento de pagamentos, tratamento de retenções tributárias, lotes de pagamento, geração de arquivos bancários e confirmação de pagamento.
As faturas de fornecedores podem ser associadas a contratos, centros de custo, departamentos, projetos, casos ou entidades jurídicas. Isso permite que a organização compreenda não apenas qual fornecedor deve ser pago, mas também qual unidade interna, contratação de cliente, caso ou área de prática gerou o custo.
Para operações jurídicas, o Looplex Finance também apoia o pagamento de custas judiciais e desembolsos relacionados ao contencioso. Esses itens podem incluir custas judiciais, preparo recursal, honorários periciais, despesas de protocolo, diligências, traduções, emolumentos, despesas de obtenção de documentos, despesas postais e outras despesas processuais. Esses custos podem ser vinculados ao respectivo caso, evento processual, prazo, peticionamento ou processo judicial.
Isso cria um processo mais controlado para despesas de litígio. O escritório pode aprovar o custo antes do pagamento, anexar documentos comprobatórios, acompanhar se o custo é reembolsável e posteriormente incluí-lo no faturamento ao cliente ou na análise de rentabilidade.
Contas a Receber e Cobrança
O Looplex Finance gerencia as contas a receber desde o momento em que uma nota de honorários ou fatura é emitida até que ela seja recebida, baixada, contestada ou cancelada. O sistema acompanha faturas de clientes, saldos em aberto, lançamentos de crédito, alocação de recebimentos, valores vencidos, disputas, acordos/compromissos de pagamento e ações de cobrança.
As contas a receber podem ser gerenciadas tanto no nível do cliente quanto no nível do assunto jurídico ou caso. Isso é especialmente importante para escritórios de advocacia, pois um mesmo cliente pode ter diversos casos com diferentes modelos de faturamento, sócios responsáveis, orçamentos, históricos de pagamento e riscos de disputa. Uma visão de contas a receber no nível do cliente é útil para avaliar a exposição financeira, enquanto uma visão no nível do caso é necessária para o acompanhamento operacional e para a análise de rentabilidade.
O processo de cobrança pode incluir notas de cobrança, acompanhamento de promessas de pagamento, gestão de disputas de faturas, bloqueios de cobrança, envolvimento de sócios e indicadores de cobrança. Isso permite que a equipe financeira coordene as atividades de cobrança sem perder o contexto da gestão do relacionamento com o cliente. Em um escritório, a cobrança muitas vezes não é puramente administrativa; ela pode exigir coordenação com o sócio de faturamento, o sócio originador, o gestor do caso ou o responsável pelo relacionamento com o cliente.
Faturamento de Clientes e Cobrança por Caso
O Looplex Finance apoia modelos de faturamento jurídico que vão desde o faturamento tradicional por hora até arranjos de honorários mais complexos. As faturas de clientes podem ser geradas a partir de apontamentos de horas, despesas, honorários fixos, honorários por evento de agenda, assinaturas, adiantamentos, reembolsos de custas judiciais, honorários de êxito, honorários contingentes ou estruturas híbridas.
O billing por caso (ou grupo de casos) permite que cada caso mantenha seu próprio perfil financeiro. Esse perfil pode incluir o contato de honorários do cliente, sócio responsável, sócio de faturamento, modelo de honorários, moeda, tratamento tributário, formato da fatura, ciclo de faturamento, requisitos de aprovação, diretrizes de faturamento do cliente e regras específicas de billing.
Antes da emissão da fatura, o sistema pode gerar uma pré-fatura para revisão. Sócios e equipes de faturamento podem revisar apontamentos de horas, despesas, narrativas, descontos, reduções, baixas e bloqueios de faturamento. O fluxo de pré-faturamento ajuda a garantir que a fatura final reflita os termos comerciais acordados e os padrões de faturamento do escritório.
O Looplex Finance também apoia faturamento consolidado, quando múltiplos casos ou itens de cobrança são combinados em uma única fatura ao cliente, e divisão de faturas, quando as cobranças são distribuídas entre múltiplos pagadores ou participantes de rateio de custos.
Faturamento de Horas e Despesas
O faturamento de horas e despesas conecta o trabalho profissional à geração de receita. Advogados, paralegais, consultores e outros profissionais podem registrar o tempo dedicado aos casos, incluindo data, duração, narrativa, atividade, tarefa, faturabilidade e informações do profissional executor.
O sistema pode gerenciar profissionais executores, funções, níveis de senioridade, múltiplas tabelas padrão de honorários, múltiplas moedas de faturamento (real, dólar e euro) e valores específicos por cliente, valores específicos por caso, taxas combinadas, taxas com desconto, valores máximos e arranjos alternativos de remuneração. Ele também pode aplicar regras de incremento de faturamento, classificar horas como faturáveis ou não faturáveis e apoiar revisão e aprovação antes do faturamento.
O registro de despesas permite que o escritório registre despesas reembolsáveis e não reembolsáveis associadas a um caso. Esses itens podem incluir viagens, cópias, traduções, custas judiciais, peritos, despesas de protocolo, serviços de entrega, emolumentos, ferramentas de pesquisa e outros custos de terceiros. As despesas podem ser repassadas pelo custo, acrescidas de margem, limitadas por teto, absorvidas pelo escritório ou excluídas do faturamento, conforme o contrato com o cliente.
Em conjunto, as funcionalidades de horas e despesas fornecem a base para o controle de trabalhos em andamento (WIP), geração de faturas, análise de rentabilidade, métricas de realização e relatórios de desempenho por caso.
Gestão de Trabalho em Andamento (WIP) por Caso
O “Work in Progress”, ou WIP, representa trabalho realizado ou custos incorridos que ainda não foram faturados. Em serviços jurídicos, o WIP é uma das áreas mais importantes de controle financeiro, pois trabalho não faturado pode se transformar em receita atrasada, receita contestada, receita descontada ou receita perdida.
O Looplex Finance fornece painéis de WIP por caso e contrato de honorários, aprovação de WIP, transferência de WIP, redução de WIP, baixa de WIP e bloqueio de WIP. O sistema permite que gestores e sócios identifiquem trabalho antigo ainda não faturado, gargalos de faturamento, acúmulo excessivo de horas, casos com revisão de pré-fatura atrasada e trabalho em risco de não ser monetizado.
Isso ajuda o escritório a melhorar a disciplina de faturamento e reduzir vazamentos de receita. Também oferece à liderança uma visão mais clara do potencial futuro de faturamento e da qualidade da geração atual de receita.
Gestão de Adiantamentos
O Looplex Finance apoia a gestão de adiantamentos, depósitos, saldos pré-pagos de serviços jurídicos e arranjos recorrentes de honorários (advocacia de partido). O sistema pode registrar condições do adiantamento, valores recebidos, saldos consumidos, regras de recomposição, reembolsabilidade, transferências e aplicação a faturas.
Diferentes tipos de adiantamento podem exigir tratamentos financeiros distintos. Alguns valores podem representar adiantamentos por serviços futuros. Outros podem ser honorários mensais recorrentes para um escopo definido de serviços. Outros podem funcionar como depósitos reembolsáveis ou saldos de clientes a serem aplicados contra faturas de reembolso de despesas futuras.
O Looplex Finance permite que saldos de adiantamento sejam associados a um caso, a múltiplos casos ou a uma conta no nível do cliente. Ele pode gerar extratos de adiantamentos demonstrando saldo inicial, acréscimos, aplicações, reembolsos, transferências e saldo final.
Gestão de Reembolso de Custas Judiciais
O contencioso frequentemente exige que o escritório ou o cliente pague custos relacionados ao processo ao longo da vida do caso. O Looplex Finance gerencia esses custos como parte do ciclo de vida financeiro do caso.
O sistema pode registrar custas judiciais, classificá-las por tipo, vinculá-las a casos e eventos processuais, anexar documentos comprobatórios, acompanhar o status de pagamento e determinar se são reembolsáveis, não reembolsáveis, adiantadas pelo escritório, pagas diretamente pelo cliente, contestadas, baixadas ou recuperáveis da parte adversa.
As funcionalidades de reembolso de custas judiciais apoiam a conversão de despesas processuais reembolsáveis em itens de fatura. Elas também permitem que o escritório acompanhe se cada custo foi faturado, reembolsado, absorvido ou recuperado. Isso é importante em carteiras de contencioso nas quais custas judiciais podem representar um fator relevante de fluxo de caixa e rentabilidade.
Para serviços jurídicos no Brasil, isso pode incluir itens como custas judiciais, taxa judiciária, preparo recursal, despesas processuais, depósitos judiciais, honorários periciais, guias de recolhimento e outros pagamentos relacionados ao caso.
Reconhecimento de Receita de Honorários de Êxito e Honorários Contingentes
O Looplex Finance apoia modelos de honorários em que a receita depende de um resultado bem-sucedido ou de um evento de gatilho definido. Isso inclui honorários de êxito, honorários contingentes, honorários condicionais, honorários adicionais por resultado, honorários retidos, honorários baseados em recuperação de crédito e estruturas híbridas de honorários.
O sistema pode definir o evento de êxito que dá origem aos honorários, como acordo, sentença, decisão final e irrecorrível, fechamento de transação, recuperação de valores, recebimento, benefício fiscal, responsabilidade evitada ou outro benefício econômico mensurável. Ele pode armazenar fórmulas de honorários, percentuais, cálculos por faixas, regras de dedução e definições de valor de recuperação.
A gestão de honorários de êxito também exige lógica cuidadosa de reconhecimento de receita. Dependendo dos termos da contratação e da política contábil, a receita pode tornar-se reconhecível na assinatura do acordo, na decisão favorável, na decisão final, no recebimento de valores pelo cliente, no recebimento pelo escritório ou na confirmação de benefício econômico mensurável.
O Looplex Finance pode apoiar o acompanhamento de resultados, acompanhamento de valores recuperados, previsões de receita esperada, projeções ponderadas por probabilidade, geração de faturas, apropriações, diferimentos, reversões e ajustes. Isso dá ao escritório uma visão melhor da receita futura potencial, preservando a distinção entre valores esperados, apropriados, faturados, reconhecidos e recebidos.
Orçamento por Caso e Gestão de Estimativas de Honorários
O Looplex Finance permite que escritórios planejem a economia esperada de um caso antes e durante sua execução. Os orçamentos por caso podem definir honorários esperados, horas, fases, tarefas, despesas, custas judiciais, custos de terceiros e margens.
Isso é útil para honorários fixos, honorários com teto, assinaturas, contencioso de volume, serviços gerenciados e contratos com clientes enterprise. O escritório pode comparar valores orçados com horas efetivas, despesas, WIP, faturas, recebimentos e rentabilidade.
O orçamento por caso também apoia estimativas de honorários fornecidas aos clientes. À medida que o caso evolui, o orçamento pode ser revisado para refletir mudanças de complexidade, desenvolvimentos processuais, alterações de escopo ou decisões estratégicas. Alertas orçamentários podem notificar gestores quando custos, horas ou WIP efetivos se aproximarem de limites acordados.
Rentabilidade por Caso
A rentabilidade por caso é uma das capacidades analíticas centrais do Looplex Finance. Ela permite que o escritório compreenda se um caso, cliente, área de prática, sócio ou carteira é economicamente viável.
O sistema pode analisar receita, custo, margem bruta, margem de contribuição, rentabilidade líquida, realização, valor hora efetivo, WIP, recebimentos, reduções, baixas e custos diretos ou alocados. Os custos podem incluir custo de mão de obra, custos por profissional executor, despesas de terceiros, custas judiciais, custos de peritos, custos administrativos e overhead alocado.
Isso permite que o escritório identifique casos que geram alta receita, mas baixa margem; casos de honorários fixos que consomem tempo excessivo; clientes com comportamento ruim de pagamento; carteiras com alta exposição a custas judiciais; ou áreas de prática com receita forte, mas rentabilidade fraca.
A rentabilidade por caso também permite comparação entre modelos de honorários. Por exemplo, o escritório pode avaliar se casos por hora, honorários fixos, honorários com teto, assinaturas, trabalhos baseados em retainer e casos com honorários de êxito estão entregando o resultado econômico esperado.
Orçamento, Forecast e FP&A
O Looplex Finance apoia planejamento e análise financeira para a organização como um todo. Isso inclui orçamento anual, versionamento orçamentário, fluxos de aprovação de orçamento, forecasts contínuos, análise de forecast versus realizado, planejamento de cenários, planejamento de receita, planejamento de força de trabalho e modelagem financeira baseada em drivers.
O orçamento anual pode ser organizado por conta, departamento, centro de custo, entidade jurídica, unidade de negócio, área de prática, caso, cliente ou linha de serviço. Forecasts contínuos permitem que equipes financeiras atualizem os resultados esperados com base no desempenho realizado, pipeline, recebimentos, novos casos, churn, alterações de headcount e tendências de custos.
O planejamento de força de trabalho é especialmente relevante para serviços jurídicos, porque pessoas são um dos principais direcionadores de custo e a capacidade produtiva depende dos profissionais disponíveis. O sistema pode projetar salários, benefícios, tributos, bônus, planos de contratação, utilização, horas faturáveis, horas não faturáveis e restrições de capacidade.
O planejamento de receita pode considerar casos existentes, contratos recorrentes, assinaturas, carga média de trabalho, oportunidades em pipeline, renovações esperadas, probabilidades de honorários de êxito e comportamento de cobrança. A modelagem de cenários permite que a liderança teste premissas como mudanças de preço, headcount, utilização, realização, índices de recebimento, churn ou exposição a custas judiciais.
Tesouraria e Gestão de Caixa
O Looplex Finance inclui funcionalidades de caixa e tesouraria para gerenciar liquidez, contas bancárias, pagamentos, recebimentos, conciliação, previsão de caixa, dívidas, investimentos e risco financeiro.
Relatórios de posição de caixa mostram o caixa disponível por conta bancária, entidade jurídica, moeda, filial ou grupo. As funcionalidades de conciliação bancária importam extratos, conciliam transações bancárias com registros do ERP, identificam exceções e conciliam pagamentos, recebimentos, transferências, tarifas e ajustes.
A previsão de fluxo de caixa projeta entradas e saídas esperadas com base em contas a receber, contas a pagar, folha de pagamento, tributos, custas judiciais, serviço da dívida, investimentos, retainers, assinaturas, acordos e cobranças esperadas. Isso permite que a liderança antecipe necessidades de liquidez e tome decisões informadas sobre timing de pagamentos, investimentos, endividamento ou alocação de caixa.
Tributos e Compliance
O Looplex Finance apoia cálculo tributário, retenções tributárias, relatórios fiscais (para fins gerenciais), pagamentos de tributos, créditos tributários, trilhas de auditoria, documentos comprobatórios e controles de compliance.
A determinação tributária identifica tributos aplicáveis com base no tipo de transação, produto ou serviço, cliente, fornecedor, entidade jurídica, localização e tratamento tributário. As funcionalidades de retenção tributária ajudam a gerenciar tributos retidos em pagamentos a fornecedores e tributos retidos por clientes em pagamentos feitos ao escritório.
O sistema também pode apoiar relatórios fiscais, gestão de pagamentos de tributos, conciliação tributária e acompanhamento de tributos recuperáveis. Evidências comprobatórias podem ser anexadas às transações, incluindo notas fiscais, contratos, recibos, aprovações, cálculos e correspondências.
As funcionalidades de compliance incluem controles de acesso, fluxos de aprovação, segregação de funções, logs de transações, histórico de alterações, relatórios de exceção e relatórios de controle. Esses controles ajudam a reduzir fraude, erro, alterações não autorizadas e ajustes financeiros sem suporte documental.
Operações Entre Empresas do Grupo e Consolidação
Para grupos de empresas ou escritórios com múltiplas entidades, afiliadas, filiais ou empresas operacionais, o Looplex Finance apoia a contabilidade gerencial entre entidades do grupo e a consolidação financeira.
O faturamento entre escritórios, filiais e entidades pode ser usado para serviços compartilhados, alocação de custos, empréstimos internos, taxas de administração, serviços de tecnologia, suporte administrativo ou outras transações internas. A conciliação entre empresas ajuda a parear contas a receber e contas a pagar entre entidades e resolver diferenças de timing, moeda, tributos ou tratamento contábil.
A consolidação financeira agrega resultados de múltiplas entidades jurídicas em uma visão no nível do grupo (a “organização”). Ela pode incluir conversão cambial, estruturas societárias, ajustes de consolidação, eliminações entre empresas e demonstrações consolidadas.
Isso é importante para entidades que operam sob múltiplas marcas, empresas de serviços, sociedades de advocacia, entidades de tecnologia ou subsidiárias regionais.
Analytics Financeiro
O Looplex Finance fornece analytics financeiro tanto para finanças tradicionais quanto para a gestão de negócios jurídicos. Relatórios e dashboards podem incluir DRE gerencial, orçamento versus realizado, forecast versus realizado, fluxo de caixa, aging de contas a pagar, aging de contas a receber, aging de WIP, rentabilidade por cliente, rentabilidade por caso, rentabilidade por sócio, rentabilidade por área de prática e KPIs de negócio jurídico.
O sistema permite que o desempenho financeiro seja analisado sob múltiplas perspectivas. Executivos podem acompanhar crescimento de receita, EBITDA, margem, burn rate, runway, fluxo de caixa e variação orçamentária. Equipes financeiras podem focar status de fechamento, conciliação, obrigações de pagamento, contas a receber vencidas e compliance fiscal. Sócios podem acompanhar WIP, faturamento, cobranças, rentabilidade por caso, realização e desempenho por cliente.
KPIs de negócio jurídico podem incluir utilização, taxa de realização, realização de cobrança, valor hora efetivo, tempo de ciclo de faturamento, aging de WIP, reduções, baixas, taxa de disputa de faturas, margem por caso, rentabilidade por cliente e desempenho por sócio.
O objetivo é transformar dados financeiros em insight operacional. O Looplex Finance ajuda a organização a compreender onde a receita está sendo criada, onde há vazamento de valor, onde o caixa está restrito e onde o trabalho jurídico é rentável ou não rentável.
Da administração financeira à gestão do negócio jurídico
O Looplex Finance não é apenas um módulo financeiro administrativo. Ele foi desenhado para conectar a gestão financeira à forma como os serviços jurídicos são efetivamente entregues.
O serviço reúne as capacidades esperadas de um módulo financeiro de ERP — contabilidade, contas a pagar, contas a receber, tesouraria, orçamento, tributos, fechamento, consolidação e analytics — com as capacidades especializadas de finanças jurídicas exigidas para faturamento por caso ou grupo de casos , faturamento de horas e despesas, reembolso de custas judiciais, reconhecimento de honorários de êxito, orçamento por caso ou grupo de casos e rentabilidade.
Para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, isso significa que a área financeira pode ir além do processamento de back-office e se tornar uma camada estratégica de gestão do negócio jurídico.