Intake — Entrada, triagem e distribuição de trabalhos
Organize as demandas jurídicas e prepare o encaminhamento de cada trabalho conforme as políticas da sua organização.
O Looplex Intake é a ferramenta para receber demandas, organizar a triagem e encaminhar trabalhos aos responsáveis pela execução. Ele conecta a entrada de uma solicitação ou a escolha de uma providência à preparação do trabalho, à definição de prioridades e à atribuição de responsabilidades.
As políticas de roteamento e distribuição são definidas nos playbooks jurídicos e aplicadas conforme os fluxos configurados. Os trabalhos podem ser realizados pela equipe, pelo Looplex Assistente ou em colaboração entre ambos.
Recebimento e organização das demandas
Uma demanda pode começar com uma solicitação interna, um pedido do cliente, uma comunicação processual ou uma informação recebida por integração.
Também pode partir da iniciativa do advogado, ao identificar uma providência na agenda ou na ficha de um caso, ou surgir durante um trabalho em andamento, quando uma atividade concluída ou uma nova informação exige outro encaminhamento.
O Intake organiza essas entradas com os elementos necessários à triagem: origem, assunto, documentos, contexto e resultado esperado. Formulários e solicitações estruturadas ajudam a reunir as informações exigidas para cada tipo de trabalho.
O encaminhamento considera a relação com o caso ou projeto correspondente. Quando houver necessidade de abrir um novo caso, essa abertura pode compor o fluxo configurado, com os dados e as validações aplicáveis.
Receber uma informação e iniciar um trabalho são momentos distintos. Um documento pode apenas complementar o contexto de um caso; uma solicitação incompleta pode exigir esclarecimentos; uma demanda pode originar um ou vários trabalhos. A triagem ajuda a definir o tratamento adequado antes de encaminhar a execução.
Exemplo ilustrativo de triagem: a entrada é relacionada ao caso e às providências sugeridas pela Inteligência antes do encaminhamento. Dados fictícios.
Definição do trabalho e roteamento
O roteamento identifica o caminho aplicável à demanda: qual trabalho deve ser encaminhado, quais informações ele exige e qual fluxo pode ser utilizado.
A escolha da providência pode partir da avaliação de um profissional, de uma regra configurada ou de uma recomendação da Inteligência. A Inteligência apoia a análise do que precisa ser feito; o Intake organiza o encaminhamento da providência escolhida.
As regras podem considerar o cliente, a área jurídica, a natureza do pedido e outros critérios definidos pela organização.
Quando houver participação do Assistente, a especialidade identifica o tipo de trabalho que ele pode realizar, como revisão contratual, preparação de defesa ou elaboração de parecer. O encaminhamento depende da existência de uma execução correspondente habilitada e das informações necessárias para iniciá-la.
Uma providência também pode ser registrada como tarefa para a equipe, mesmo quando não houver uma execução preparada no Assistente. Nesse caso, o Intake pode apoiar a descrição do trabalho e o preenchimento dos campos de encaminhamento na agenda ou no sistema conectado, conforme a integração disponível.
Uma entrada pode atualizar o contexto, exigir complementação ou originar trabalhos para a equipe e, quando aplicável, para o Assistente. Os encaminhamentos podem ser combinados conforme a demanda.
Distribuição e responsabilidades
Depois de identificar o trabalho necessário, a distribuição define quem responde por sua condução, quem participa da execução e quais revisões ou aprovações são exigidas.
Essa atribuição segue as regras configuradas para a operação. Os critérios podem incluir competência, carteira atendida, área jurídica e responsabilidades estabelecidas pela organização.
O roteamento pode, por exemplo, indicar a equipe responsável por determinado cliente ou o profissional que acompanha o caso. Esse encaminhamento por responsabilidade pode ser definido sem consultar a disponibilidade individual de cada integrante.
Nos escopos habilitados, recursos adicionais de Inteligência podem apoiar a sugestão de responsáveis. A proposta pode ser apresentada para confirmação ou aplicada conforme regras previamente autorizadas.
Sugerir um responsável, preencher uma proposta de tarefa e efetivar a atribuição são etapas distintas. O fluxo define quais informações devem ser conferidas e em que momento o encaminhamento pode ser concluído.
Quando o trabalho é delegado ao Assistente, permanecem as responsabilidades humanas previstas na operação. O encaminhamento deve identificar quem acompanha o resultado, quem pode resolver dúvidas e quem realiza as revisões ou aprovações necessárias.
Distribuição por capacidade
O balanceamento de carga acrescenta uma avaliação de capacidade ao roteamento por responsabilidade.
Quando mais de uma pessoa puder realizar o trabalho, a distribuição por capacidade considera a disponibilidade no período, o esforço estimado da nova atividade, os trabalhos já assumidos e os prazos aplicáveis para sugerir a alocação.
Exemplo ilustrativo de distribuição por capacidade: a recomendação considera responsabilidades, disponibilidade e esforço estimado, com confirmação antes da atribuição. Dados fictícios.
Essa avaliação depende de informações atualizadas sobre a operação. A quantidade de tarefas ou os compromissos registrados na agenda, isoladamente, podem não representar a capacidade disponível de cada profissional.
A sugestão de distribuição pode apoiar a confirmação pelo responsável ou ser aplicada conforme as regras autorizadas no fluxo.
Prioridade, prazos e níveis de serviço
O Intake ajuda a organizar a ordem de atendimento conforme os dados disponíveis e as políticas da organização. Três elementos devem ser considerados separadamente:
| Elemento | Papel na organização do trabalho |
|---|---|
| Prazo jurídico | Limite aplicável à providência, cuja identificação e conferência seguem os critérios jurídicos pertinentes. |
| Prazo de atendimento | Compromisso definido com o cliente ou internamente para uma atividade, que pode integrar um acordo de nível de serviço — SLA. |
| Prioridade operacional | Ordem de atendimento estabelecida a partir da urgência, do impacto e dos demais critérios da organização. |
Esses elementos podem orientar o agendamento e a distribuição, conforme a configuração adotada. As datas internas de preparação, revisão e entrega devem considerar os prazos aplicáveis à providência.
Os registros de entrada, encaminhamento e conclusão também podem apoiar o acompanhamento dos níveis de serviço e a identificação de gargalos, conforme os indicadores disponíveis na solução.
Informações pendentes e exceções
As regras de entrada devem prever o tratamento das demandas que ainda não podem seguir para execução.
Uma solicitação sem documentos essenciais pode exigir complementação. Uma situação fora dos critérios previstos pode precisar de avaliação especializada. Um encaminhamento que depende de autorização deve passar pelo responsável definido antes de avançar.
Esses tratamentos fazem parte do desenho do fluxo. O objetivo é manter claro o que falta, quem precisa atuar e qual condição permite dar continuidade ao trabalho.
Exemplo: de uma informação recebida a um trabalho
Uma comunicação processual pode percorrer o seguinte caminho, conforme a configuração da organização:
| Participação | Função no exemplo |
|---|---|
| Monitoring | Captura a comunicação e disponibiliza a informação relacionada ao caso. |
| Inteligência | Apoia a interpretação do conteúdo e sugere providências para avaliação. |
| Intake | Organiza o encaminhamento da providência escolhida, a prioridade e a proposta de atribuição de responsabilidades. |
| Equipe | Realiza os trabalhos atribuídos às pessoas, conforme as responsabilidades e os prazos definidos. |
| Assistente | Apoia ou executa o trabalho quando houver uma execução correspondente habilitada. |
| Workbench | Reúne o acompanhamento, os esclarecimentos e a revisão dos trabalhos delegados ao Assistente. |
A análise pode indicar que basta atualizar o contexto do caso, que é necessário pedir informações ou que devem ser iniciados um ou mais trabalhos. Esses encaminhamentos podem ser combinados conforme a demanda.
Os playbooks orientam os critérios ao longo do percurso. A sequência pode variar: uma solicitação direta pode chegar ao Intake, e um profissional pode iniciar ou delegar um trabalho sem passar por todas essas etapas.
Relação com os demais recursos da plataforma
O Monitoring fornece informações capturadas nas fontes acompanhadas. A Inteligência apoia a avaliação das possíveis providências. O Intake organiza a entrada e o encaminhamento das demandas.
Os trabalhos destinados à equipe são acompanhados na agenda ou no sistema utilizado pela organização, conforme as integrações disponíveis. O Workbench concentra a interação e a supervisão dos trabalhos delegados ao Assistente.
Os modos de uso descrevem como a IA participa dessas atividades. Em Copilot, o usuário conduz a interação. Em Autopilot, a plataforma conduz as operações delegadas dentro do escopo autorizado.
O uso do Intake pode combinar encaminhamentos feitos por pessoas com operações automatizadas conforme o fluxo adotado.
Disponibilidade
O Intake está em technical preview para clientes selecionados.
Os canais de entrada, as integrações, os critérios de distribuição e os recursos de sugestão de responsáveis dependem do plano, do escopo habilitado e da configuração da organização.
A disponibilidade de um recurso e a autorização para aplicá-lo automaticamente são condições distintas. O fluxo determina quais encaminhamentos exigem confirmação e quais podem ocorrer segundo regras previamente autorizadas.