Gestão integrada de casos e equipes jurídicas
Receba demandas, distribua trabalhos entre equipes e prestadores, acompanhe prazos e recupere o contexto de cada caso com a Looplex.
Organize demandas, distribua trabalhos e acompanhe prazos e entregas com o contexto de cada caso.
Escritórios de advocacia e departamentos jurídicos precisam coordenar um trabalho que muda a cada nova solicitação, documento ou decisão. Uma intimação pode exigir a atuação de vários profissionais. Um parecer pode depender de informações de outra área. Uma audiência pode envolver advogado responsável, preposto, audiencista e equipe de apoio, cada um com uma entrega a cumprir.
A gestão integrada de casos da Looplex conecta essas atividades às pessoas, às informações e aos controles necessários para conduzi-las. A solução reúne Looplex Cases, Content, Monitoring e Intake para organizar a entrada das demandas, apoiar sua distribuição, acompanhar a execução e manter acessível o histórico do trabalho.
O advogado encontra os compromissos, os documentos e as providências sob sua responsabilidade. O coordenador acompanha a operação para identificar pendências, redistribuir atividades e intervir antes que um bloqueio comprometa a entrega. A integração com análise e geração de conteúdo, indicadores e gestão financeira permite acompanhar também o esforço empregado e os resultados da operação.
Um caso pode representar um processo judicial ou administrativo, uma consulta, uma investigação, uma negociação ou outro assunto jurídico. Em torno dele, a solução relaciona participantes, documentos, comunicações, atividades, compromissos e registros financeiros.
Receber demandas e organizar o encaminhamento
O trabalho jurídico chega por diferentes caminhos: solicitações de clientes, pedidos de áreas internas, comunicações processuais, integrações com sistemas e providências identificadas pelos próprios advogados.
O Looplex Intake organiza essas entradas com as informações necessárias à triagem: origem, assunto, documentos disponíveis, resultado esperado e relação com o caso correspondente. Os fluxos podem prever a abertura de um caso, o encaminhamento de atividades ou a solicitação de informações complementares.
Uma informação recebida pode atualizar o histórico de um assunto, complementar um trabalho em andamento ou exigir novas providências. A triagem define esse tratamento e ajuda a evitar demandas sem encaminhamento e tarefas duplicadas.
No contencioso, o Monitoring reúne publicações, intimações, movimentações e documentos das fontes acompanhadas. Essas entradas podem ser relacionadas aos casos e disponibilizadas para análise. No consultivo, formulários e solicitações estruturadas ajudam a reunir o contexto de um pedido de parecer, revisão ou orientação.
Quando faltam informações, a pendência permanece associada ao trabalho, com indicação do que precisa ser complementado e de quem deve atuar. Isso permite acompanhar também o tempo de espera que antecede a execução.
Distribuir trabalho entre equipes e prestadores externos
A distribuição considera as responsabilidades definidas para o cliente, a carteira ou a área jurídica, além da natureza do trabalho. Os playbooks orientam os encaminhamentos, as etapas e os pontos de revisão aplicáveis à operação.
A organização pode coordenar colaboradores internos, escritórios contratados, assessorias, correspondentes e audiencistas. O fluxo estabelece a entrega esperada, o prazo, os materiais necessários e as responsabilidades de acompanhamento. Conforme a configuração, pode incluir confirmação de recebimento, aceite da incumbência, revisão e registro da entrega.
O responsável pelo caso, o executor de uma atividade e o revisor podem ser pessoas diferentes. Um escritório externo pode elaborar uma defesa enquanto o departamento jurídico mantém a condução do assunto e aprova decisões que excedam a alçada do prestador. Um audiencista pode receber os documentos e as instruções necessários à audiência, com acesso limitado ao escopo de sua atuação.
Essa organização permite acompanhar o trabalho delegado até sua conclusão. O coordenador consegue identificar quem precisa responder, qual entrega está pendente e em que ponto deve atuar.
A distribuição por capacidade acrescenta a avaliação da disponibilidade no período, do esforço estimado e dos trabalhos já assumidos. Com esses elementos, a alocação pode considerar a carga efetiva de trabalho de cada profissional.
Coordenação de trabalhos
Carteira Aurora · Contencioso e consultivo
Acompanhar prazos até a comprovação da entrega
O controle de prazos depende de uma sequência de cuidados: tratar a comunicação recebida, identificar a providência, conferir a data aplicável, atribuir responsabilidades e acompanhar preparação, revisão e entrega.
A solução conecta essas etapas ao contexto do caso. Os fluxos podem prever prazos internos, lembretes e encaminhamentos ao coordenador quando uma atividade depende de intervenção.
Três referências ajudam a organizar esse acompanhamento:
| Referência | Uso na operação |
|---|---|
| Prazo jurídico | Limite aplicável à providência, cuja identificação e conferência seguem os critérios jurídicos pertinentes. |
| Prazo interno | Data planejada para reunir documentos, preparar, revisar ou entregar um trabalho. |
| Prazo de atendimento | Compromisso assumido com o cliente ou com a área solicitante, inclusive em acordos de nível de serviço. |
Uma manifestação com vencimento na sexta-feira pode exigir documentos até terça e revisão até quinta. Se os documentos não chegam, essa dependência precisa ser tratada enquanto ainda há tempo para agir.
O acompanhamento pode destacar entradas aguardando tratamento, atividades sem responsável, etapas internas atrasadas e entregas sem comprovação. Quando cabível, recibos de protocolo, atas ou outros documentos registram a conclusão da providência.
Esses controles ajudam a reduzir o risco de perda de prazo e dão ao coordenador condições de antecipar problemas, com responsabilidades claras para a conferência jurídica e a execução.
Visualizar a agenda e a capacidade da equipe
A agenda individual reúne compromissos e atividades relacionados aos casos, com acesso ao contexto necessário para realizá-los. O advogado consegue identificar o que precisa preparar, quais materiais estão disponíveis e quais entregas dependem de sua atuação.
Na visão da equipe, o coordenador acompanha compromissos, revisões e pendências dos colaboradores sob sua gestão, conforme as permissões de acesso. Isso apoia decisões sobre distribuição, substituições e prioridades, inclusive em períodos de ausência.
Os registros da execução também alimentam indicadores operacionais. Com os Dashboards, as visões podem ser organizadas por cliente, carteira, equipe, profissional, prestador ou tipo de trabalho.
| Pergunta de gestão | Informação para decidir |
|---|---|
| O que exige intervenção hoje? | Prazos próximos, atividades sem responsável e preparações ou revisões pendentes. |
| Onde o trabalho está parado? | Etapa atual, tempo de espera, motivo do bloqueio e responsável pela próxima ação. |
| Como está a distribuição de trabalho? | Atividades assumidas, esforço estimado e compromissos no período. |
| Como estão as entregas dos prestadores? | Incumbências aceitas, prazos, entregas, devoluções e ajustes solicitados. |
| A operação está ganhando produtividade? | Volume e complexidade das entregas, tempo de atendimento, esforço e retrabalho. |
A análise ganha qualidade quando distingue o tempo de execução do tempo aguardando documentos, aprovação ou resposta externa. Também precisa considerar a complexidade das atividades: uma revisão simples e um parecer estratégico exigem esforços diferentes.
Com essa visibilidade, o gestor pode reconhecer gargalos recorrentes, ajustar etapas e distribuir melhor as responsabilidades.
Encontrar casos e recuperar o contexto do trabalho
O Looplex Cases organiza os registros e as relações de cada assunto. O Content mantém documentos e materiais de referência associados aos casos, com versões, histórico e controles de acesso.
A recuperação de informações combina consultas aos dados estruturados, pesquisa textual indexada e busca semântica, conforme os recursos habilitados. Cada abordagem atende a uma necessidade:
| Necessidade | Forma de recuperação |
|---|---|
| Localizar os casos de uma pessoa ou empresa | Consulta aos vínculos cadastrais, identificadores e papéis nos casos. |
| Encontrar um processo, uma expressão ou uma cláusula específica | Pesquisa por número, palavras-chave, conteúdo e metadados. |
| Identificar materiais sobre um tema mesmo quando usam termos diferentes | Busca semântica pelo significado da consulta. |
| Delimitar um conjunto de resultados | Filtros por cliente, carteira, tipo de documento, período ou responsável. |
Uma busca pelos casos de uma empresa deve considerar seus vínculos com os registros. Já uma consulta como “casos relacionados ao encerramento unilateral de conta” pode ajudar a localizar conteúdos com diferentes formas de descrever o mesmo tema.
Os documentos, e-mails e demais artefatos incorporados ou disponibilizados pelas integrações permanecem relacionados ao contexto do trabalho. O usuário pode recuperar a informação, consultar sua origem e acompanhar as atividades associadas, respeitando as permissões aplicáveis.
Esse acervo também preserva conhecimento útil para novas demandas. Defesas, pareceres e outros materiais aprovados podem compor referências da organização, mantendo identificáveis sua versão, origem e contexto de utilização.
Busca de casos e conteúdo
Analisar e produzir conteúdo com as informações do caso
A conexão com o Looplex Assistente e o Builder permite utilizar os dados e os documentos disponíveis na preparação de análises e entregas.
Ao receber uma decisão, por exemplo, o advogado pode solicitar sua análise em conjunto com o histórico do processo. Para preparar uma manifestação, pode reunir os subsídios pertinentes e utilizar as orientações do playbook. Documentos padronizados podem ser gerados com os dados do caso e os modelos configurados.
A Inteligência apoia a avaliação das informações recebidas e a identificação de possíveis providências. O Intake organiza o encaminhamento do trabalho escolhido, e o Assistente pode executar as atividades para as quais exista uma configuração habilitada.
As entregas retornam ao contexto do caso e passam pelas revisões previstas. As responsabilidades humanas permanecem definidas: quem orienta o trabalho, resolve dúvidas e aprova o resultado.
Essa continuidade reduz a necessidade de reunir novamente documentos e explicar o assunto a cada atividade. A equipe utiliza o acervo existente e incorpora ao mesmo histórico o que foi produzido, revisado e aprovado.
Relacionar a execução aos honorários e custos
A integração com o Looplex Finance conecta a execução do trabalho aos contratos de honorários, apontamentos de horas, despesas e controles financeiros.
Uma audiência realizada, uma etapa concluída ou um resultado alcançado pode alimentar a apuração de honorários conforme o evento e as condições previstos na contratação. A confirmação do evento dá suporte à aplicação da regra de cobrança e ao pré-faturamento, com as conferências e aprovações aplicáveis.
O time sheet integrado permite registrar o esforço no contexto da atividade. Recursos de apontamento assistido ou automatizado, quando habilitados e conectados às ferramentas de trabalho, podem preparar sugestões para revisão pelo profissional. Ele confere a atividade, a duração, o caso e o tratamento do lançamento antes de sua utilização.
Mesmo em contratos de preço fixo ou por evento, o esforço registrado ajuda a compreender o custo da entrega. Despesas com correspondentes, audiencistas, perícias e outras contratações também podem ser relacionadas aos assuntos que as originaram.
| Para escritórios de advocacia | Para departamentos jurídicos |
|---|---|
| Apurar honorários conforme as regras contratadas e identificar trabalho pendente de faturamento. | Acompanhar custos internos e externos, compromissos e orçamento por assunto ou carteira. |
| Relacionar horas, despesas e receitas para analisar a rentabilidade. | Conferir serviços entregues e relacioná-los às contratações dos prestadores. |
| Avaliar o esforço e a margem por cliente, caso ou área de prática. | Avaliar o esforço e o custo de atendimento das áreas e categorias de demanda. |
A gestão financeira passa a contar com os registros da própria execução, reduzindo a necessidade de reconstruir o trabalho realizado no fechamento do período.
Exemplos de uso
Preparação e acompanhamento de uma audiência
Uma comunicação de audiência é capturada pelo Monitoring e relacionada ao processo. A equipe examina seu conteúdo e define as providências necessárias.
O fluxo organiza a preparação entre os participantes: o advogado responsável reúne as orientações, a equipe solicita os documentos pendentes, o revisor confere o material e o audiencista recebe as instruções pertinentes à sua atuação. As responsabilidades e datas internas ficam associadas ao caso.
Se faltar um documento ou a incumbência estiver aguardando confirmação, o coordenador acompanha a pendência e providencia o encaminhamento. O Assistente pode apoiar a análise dos materiais e a preparação das orientações, conforme o trabalho habilitado.
Após a audiência, a ata, o relatório e as novas providências integram o histórico. A confirmação da realização pode alimentar a apuração dos honorários e dos custos previstos nos contratos, além dos indicadores de entrega.
Uma audiência, um fluxo conectado
Caso 0248 · Aurora × OliveiraO coordenador acompanha documentos, revisão e aceite antes da audiência.
Atendimento de uma solicitação de parecer
Uma área de negócios solicita orientação jurídica e informa o objetivo, o contexto e a data de atendimento desejada. O Intake organiza a entrada e encaminha a complementação dos documentos necessários.
O trabalho é atribuído à equipe responsável, com definição de executor e revisor. O advogado consulta materiais anteriores e pode utilizar o Assistente para analisar documentos e preparar uma primeira versão.
O coordenador acompanha o andamento e identifica eventuais dependências de outras áreas. Após revisão e aprovação, a entrega é disponibilizada ao solicitante e incorporada ao histórico. O esforço registrado apoia a avaliação do custo de atendimento e o planejamento de demandas semelhantes.
Componentes da solução
A composição reúne os recursos necessários ao fluxo de cada organização:
| Produto ou ferramenta | Papel na solução |
|---|---|
| Looplex Cases | Registros dos casos, participantes, histórico, atividades e agenda. |
| Looplex Content | Documentos, materiais de referência, versões e compartilhamento controlado. |
| Looplex Monitoring | Captura de informações e atualização do contexto a partir das fontes acompanhadas. |
| Looplex Intake | Organização da entrada, triagem, encaminhamento e responsabilidades. |
| Looplex Inteligência | Análise do contexto e sugestão de providências. |
| Looplex Assistente e Builder | Apoio à análise e à produção de conteúdo jurídico. |
| Looplex Dashboards | Visões de acompanhamento, indicadores operacionais e análise de desempenho. |
| Looplex Finance | Honorários, horas, despesas, custos e resultados financeiros. |
A implantação parte dos tipos de demanda, das carteiras e dos fluxos da organização. São definidos os responsáveis, as etapas de preparação e revisão, as regras de acesso, os indicadores e as integrações necessárias.
Os recursos disponíveis, a cobertura do monitoramento e as automações seguem o plano e o escopo habilitados. A configuração pode começar por uma equipe ou carteira e ser ampliada conforme os fluxos sejam incorporados à rotina.