Gestão de Ciclo de Vida de Contratos (CLM)

Gestão de Fornecedores

Objetivo

Solução para resolver toda parte jurídica da jornada de onboarding, negociação, conformidade e gestão de carteira de contratos de fornecedores

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Nosso cliente

Essa solução se aplica para todos os clientes que precisam fazer a gestão dos contratos de seus fornecedores de serviços e produtos, em conjunção ou não com outras ferramentas de CRM, ERP ou SRM.

A gestão pode ser de fornecedores de organizações externas (clientes de escritórios de advocacia ou outras empresas do mesmo grupo econômico), ou de fornecedores da própria organização que detém a conta na plataforma Looplex. Quando a gestão for de seus próprios fornecedores, a Solução pode ser integrada com a operação financeira do Looplex Finance¹.

Desafios

Sistemas ERP e CRM para gestão colaborativa de gastos, finanças e gestão de compras são ótimos, mas não fazem muito para melhorar as interações entre a empresa e seus fornecedores, especialmente na parte de compliance e gestão jurídica de riscos.

Transações B2B ainda são gerenciadas com uma matriz fragmentada de aplicativos e processos manuais, com a equipe do jurídico enfrentando muitos obstáculos para controlar riscos, garantir conformidade das contratações com as políticas da empresa, bem como para interagir com os times operacionais e financeiro.

É importantíssimo dar visibilidade e efetivamente conectar o departamento jurídico na jornada de relacionamento, para que ele faça parte de uma esteira integrada de contratação, comunicação e gestão de fornecedores, essencial para redução de riscos, ganhos de qualidade e maior eficiência de uma organização.

O CLM (Contract Lifecycle Management, gerenciamento do ciclo de vida do contrato) automatiza e agiliza processos de contrato durante as fases-chave. Essas etapas incluem: iniciação, autoria (geração ou análise do contrato), negociação e aprovação, assinatura, acompanhamento e auditoria, e renovação ou encerramento.

E, embora a organização possa configurar de maneira totalmente customizada todos os aspectos de engenharia jurídica da implementação na Looplex, esse processo se torna muito mais rápido e menos custoso com o uso de uma Solução pronta na plataforma, que só precisa de parametrizações de configuração.

Solução

Implementaremos um portfolio combinado de templates de automação de conteúdo, gestão, workflow e legal analytics, que permite fazer o onboarding e gestão jurídica de cumprimento do contrato e conformidade de fornecedores de produtos e serviços.

Com a padronização dos dados, teremos uma biblioteca de entidades e estruturas de dados pré-configuradas, que eliminarão substancial parte do tempo de setup, redação e análise, além de dar liberdade para que a equipe jurídica experimente uma integração com outros sistemas e processos de negócio da empresa.

Ao criar uma linguagem comum de dados, modelos dinâmicos, termos unificados e condições consistentes e repetíveis, compradores e fornecedores economizam tempo e reduzem erros. Para automatizar e acelerar o processo é necessário:

• Participação do jurídico no processo de seleção e compra (procurement),

• Conversão para o digital de contratos internos e checklists de conformidade para minutas externas recebidas;

• Geração automatizada de contratos de forma rápida e fácil, usando modelos pré-aprovados de cláusulas jurídicas, ou análise automatizada de documentos externos

• Padronização e controle do processo de negociação e revisão de contratos

• Gestão de licenças e propriedade intelectual

• Gestão de conformidade e performance dos contratos

1. Sourcing e Procurement

Incorpore conformidade do jurídico e adesão às políticas da empresa desde o início do processo

Setup playbook jurídico. Setup das melhores práticas, regras de conformidade, cláusulas contratuais e procedimentos padrões da organização para o processo de seleção e contratação de fornecedores, por meio de configuração da parte de contratação e compliance de fornecedores no playbook de regras do jurídico.

Incorporação nas propostas e cotações. Já na fase inicial de procura, entendimento e seleção de fornecedores, você poderá gerar de maneira automatizada templates de documentos de RFI² (Solicitação de Informações), RFQ³ (Solicitação de Cotação) ou RFP⁴ (Solicitação de Proposta), que considerem os requerimentos mínimos e políticas de gestão de risco jurídico da organização.

2. Onboarding jurídico

Execute de forma automatizada todos os trabalhos jurídicos da etapa de onboarding do fornecedor

Habilitação. Em vez de receber solicitações incompletas e não padronizadas por e-mail, disponibilize formulários dinâmicos para que os envolvidos possam fazer seu autoatendimento. Conteúdo digital e fluxos automatizados permitirão a captura das informações básicas necessárias, triagem e definição de requerimentos mínimos para o início do processo de contratação.

Análise de idoneidade. Integre com sistemas de consulta à bases públicas, gere checklists de documentos societários, certidões e certificados necessários e valide o conteúdo apresentado.

Negociação. Gere de maneira automatizada o contrato e/ou do termo geral de contratação de acordo com o tipo de fornecimento, categoria do serviço, requerimentos para homologação das entregas e acompanhamento. Circule a minuta para negociação ou validação com o fornecedor.

Revisão (conteúdo externo) Revise minutas de contratos gerados pelo fornecedor para verificação de aderência às políticas da organização; escale aprovações internamente para disclosure e registro de riscos agravados associados a não-conformidades; elaboração de documentos ancilares (termos de ajuste, aditamentos, declarações) para remediação ou mitigação de inconformidades com as regras internas, quando possível.

Assinatura e arquivamento. Circulação dos contratos para assinatura eletrônica, acompanhamento de encerramento do ciclo de assinaturas e arquivamento no GED da plataforma Looplex ou em sistema de armazenamento da organização.

3. Acompanhamento e auditoria

Acompanhe a performance dos contratos para garantir que entregas serão realizadas de acordo com o que foi contratado

Monitoramento e alertas. Distribuição de tarefas de auditoria para que o fornecedor seja obrigado a atualizar certidões negativas e informações de cadastro rotineiramente;

Avaliação de performance. Acompanhe o desempenho dos fornecedores de acordo com questionários de acompanhamento para as equipes operacionais para entender se as entregas ocorreram no prazo e condições ajustadas.

Remediação e ajustes. Disparo de processos de remediação de desconformidade ou revisão de fornecimento em caso de respostas negativas nos processos de monitoramento e avaliação de performance. Deixe o próprio fornecedor remediar a falha; sistema emitirá avisos ou escalonará problemas mais graves.

4. Renovação ou encerramento

Conclua o ciclo de vida do documento com o processo de renovação ou término da relação contratual

Renovação. Início automático do processo de renovação, considerando prazo do contrato, com verificação da equipe afetada sobre desejo de continuar com o fornecimento ou não.

Off-boarding Encerramento da relação contratual, com execução automática de checklists e tarefas para devolução de documentos, remoção de credenciais de acesso, pagamento de multas e valores pendentes (se houver) ou cobrança de devolução de valores (se aplicável).

5. Dashboards e análises

Visões de análise de dados e acompanhamento da carteira de contratos como um todo

Acompanhamento. Visão de contratos e valores agregados da carteira por fase (negociação, execução, renovação, expirados); estimativa de valores a pagar atrelado a condicionais; análise de impacto de descumprimento ou rescisão; próximos vencimentos/renovações e status das contratações, com listagem de tarefas pela equipe (renovação, auditoria, negociação etc.) e fornecedores missão crítica para a organização. Visões por centro de custo, área e tipo de fornecimento.

Performance Ranking e listagem % de performance dos fornecedores, com indicação de fornecedores abaixo dos limites mínimos; cronograma físico vs. planejado e pagamentos liberados vs. aderência de performance; drill-down de avaliações de suporte, qualidade das entregas, atendimento etc. Visões por centro de custo, área e tipo de fornecimento.

Conformidade Ranking e listagem % de conformidade dos fornecedores, com indicação de fornecedores abaixo dos limites mínimos; pagamentos liberados vs. índice de conformidade; drill-down de avaliações de suporte, qualidade das entregas, atendimento etc. Visões por centro de custo, área e tipo de fornecimento.

Cronograma e etapas

Depois de uma fase de ideação e implementação dos serviços necessários para que a equipe de engenharia jurídica inicie as entregas, disponibilizamos versão de protótipo e validamos com o cliente o roadmap de lançamento dos próximos conteúdo e fluxos. Os prazos aqui são estimados e dependem do grau de maturidade operacional do cliente e do seu engajamento no processo de setup.

A fase de implementação e uso dessa Solução é normalmente dividida em três blocos de entrega: